Antes de conocer la definición de ¿Qué son los indicadores de rendimiento KPI? debemos comprender que cuando estamos analizando este tipo de indicadores, el uno (1) deja de ser un simple uno (1) y se convierte en todo un escenario con muchos actores en escena.
No basta solo con leer el número, eso nos lo enseñaron desde primaria por lo tanto cualquiera sabría leerlos. La clave está en saber lo que cada número o indicador significa; lo que nos está transmitiendo y el impacto que tiene para el entorno comercial en el que se están evaluando. Eso definitivamente requiere una preparación estratégica diferente a la “gramática de los números”.
¿Qué es un KPI? Es una métrica, un indicador de desempeño, es una serie de datos que nos indican cómo está nuestro nivel de eficacia comercial. Son la resultante de toda la dinámica comercial en una empresa; por lo tanto no pueden ser vistos como números sueltos e independientes, responden a algo y por supuesto también llevan a algo.
Un KPI no se elige, se diseña, no vienen preestablecidos en ninguna parte. Hay recomendaciones como las que haré a continuación, pero al final de cuentas cada empresa o equipo comercial diseña y acondiciona sus propios indicadores.
Un KPI no es un objetivo, es el vehículo que nos puede llevar a alcanzar ese objetivo; por tanto se debe diseñar de acuerdo a dicho objetivo y a las circunstancias del mismo.
Deben ser fáciles, medibles y entendibles y algo muy importante, deben ser SOSTENIDOS en un lapso de tiempo lógico. ¿A qué me refiero? A que no se pueden modificar de un día para otro o a conveniencia del jefe o según las necesidades de venta que éste tenga el siguiente mes.
Conocí hace un tiempo un gerente general de empresa que literal “jugaba” con los indicadores. Un día así como si nada se le ocurría modificarlos y tirar a la basura las anteriores mediciones desacreditando con ello los logros y avances de su equipo comercial. Aumentaba las metas de ventas de un mes para otro en un porcentaje que caía en lo ilógico; sin importar que ya el equipo tenía un plan de ventas establecido para el año.
Lo que no sabía este personaje, era que con sus actuaciones lo único que estaba logrando era desmotivar su equipo comercial, al grado que pasaban días sin realizar una sola venta; algo completamente inusual en esa empresa, pero que era producto lógico de estar en manos de un pésimo líder. En conclusión seguimos ratificando que los números no son solos, son consecuencia del entorno en el que se lleva a cabo la dinámica comercial.
En mi Programa de Entrenamiento en Ventas PARTNER hemos diseñado y adaptado algunos KPI’s que aplicamos para las mediciones que hacemos a los vendedores participantes del entrenamiento; con el ánimo de monitorear sus avances y desempeños y velar por la generación de resultados. Estos son algunos de esos KPI’s que trabajamos y que espero les sean de suma utilidad:
Ratio (índice) de venta o productividad: Nos permite identificar la relación que existe entre el tiempo invertido en la gestión comercial y el número de ventas obtenidas.
Ejemplo: Carlos realizó 12 ventas en una semana, entonces: Productividad de Carlos = 8/7, dando como resultado que Carlos tiene como Ratio de venta 1,7, lo que se traduciría en que Carlos realiza en promedio 1,7 ventas por día.
Esto en cuanto a cantidad de ventas, pero recordemos que no nos podemos quedar solamente en decir que Carlos hace casi dos ventas por día, es vital que analicemos ¿Cómo son esas ventas?, ¿El cliente visita nuestro punto de venta o Carlos busca al cliente?, ¿Las ventas que hace Carlos son a clientes activos o a clientes nuevos?, ¿Cuáles con los productos que más vende Carlos en esa venta diaria?.
Toda esta información es lo que decimos “analizar los números”; esa venta o casi dos ventas diarias de Carlos responden a algo, eso es lo que debemos descubrir para tomar acciones que lleven a Carlos a aumentar sus ventas conservando la misma dinámica de las mismas.
Ratios (índice) de conversión: Este indicador nos permite medir la eficacia en la transición de una etapa de la venta a otra.
Este indicador es importante para que podamos definir la fortaleza comercial de nuestro vendedor. Por ejemplo, si vemos que Pedro es más eficiente en la conversión de la etapa 3 lo que indicaría que es muy buen cerrador, debemos analizar lo qué Pedro hace para que sus cierres sean tan altos y eso mismo aplicarlo de manera estratégica con todo el equipo comercial.
Incluso Pedro puede ser un excelente “embajador” y ayudar a sus compañeros de bajos índices de cierres a adquirir mayores destrezas de negociación. Con esta acción no solo reconocemos en Pedro sus excelentes habilidades sino que fomentamos la unión, apoyo y sinergia de nuestro equipo de ventas.
Tiempo medio invertido desde la prospección hasta la primera compra: Se analiza el tiempo que invirtió el vendedor en realizar todos los contactos con su prospecto hasta que lo convirtió en su cliente. Es un indicador que nos permite establecer su índice de eficiencia en el aprovechamiento del recurso tiempo.
En este punto es importante resaltar que hay que tener en cuenta el tipo de cliente y su proceso de compra, pues no para todos el tiempo es el mismo en la toma de decisiones y si no lo tenemos en cuenta nos afectará el análisis de este indicador.
Ratio ticket medio: Permite identificar el valor promedio por venta de cada vendedor. Lo definimos con la siguiente fórmula:
Podemos obtener dos resultados con este indicador:
- Juan nuestro vendedor hace muchas ventas con monto pequeño.
- Juan hace pocas ventas con promedio de monto alto.
Cada empresa decide qué le conviene más y cuáles serían las acciones de mejora a tomar con base en estos resultados.
En conclusión, los KPI’s son indicadores que se deben utilizar para identificar oportunidades de mejora, crecimiento y alcance de objetivos, sólo así tendrán real importancia.
Antes de irme te dejo con estos artículos que también te serán de mucha utilidad para tus resultados de ventas:
Y de mi blog personal te recomiendo leer: ¿Cuáles son los principios universales de la persuasión?
Gracias por leerme. Déjame saber tus comentarios. Chao, chao.
